Czy przechowywanie dokumentów wymaga specjalnego przygotowania? W końcu wydaje się, że jest to raczej prosta czynność. W rzeczywistości jednak, aby dobrze zadbać o ten obowiązek, nie wystarczy po prostu umieścić akt w określonej przestrzeni, szczególnie jeśli mowa o aktach z danymi osobowymi. Dowiedz się najważniejszych kwestii związanych z dbaniem o tajność informacji zgromadzonych w firmowej dokumentacji.
Zatroszcz się o bezpieczeństwo swoich informacji
Każda firma przechowująca dokumenty musi priorytetowo traktować bezpieczeństwo danych osobowych swoich klientów. Jeśli nie dopełni obowiązków związanych z rolą administratora danych osobowych, dojdzie do złamania RODO. To z kolei wiąże się z przykrymi konsekwencjami, które często są dość dotkliwe.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów powinno obejmować rozważanie ryzyka różnego typu. Z jednej strony aktom zagraża czynnik ludzki. Mowa tu o ewentualnej kradzieży. Na archiwum mogą zadziałać także inne czynniki. Na część z nich mamy ograniczony wpływ. Pożar i powódź mogą w jednej chwili zniszczyć pieczołowicie konstruowane archiwum.
Przeważnie mamy do czynienia z aktami z papieru. Materiał ten ma wiele zalet, ale nie możemy zapomnieć o jego pewnych ograniczeniach. Jeśli na taką dokumentację przez dłuższy czas będą działały promienie UV, wkrótce ulegnie ona wyblaknięciu. To tylko jeden z problemów, bo oprócz tego niszczycielski wpływ na papier może mieć nieodpowiednia temperatura i wilgotność.
Usługi przechowywania dokumentów – pozbądź się problemu
Przechowywanie akt z profesjonalistami zdejmuje z naszych barków ciężar zmartwień związanych z:
- kupnem systemów antywłamaniowych, przeciwpowodziowych i przeciwpożarowych;
- wyposażeniem firmy w meble do przechowywania akt;
- niedostateczną przestrzenią.
Usługi przechowywania dokumentów kierowane są więc do wszystkich osób, którym zależy na tym, by w prosty sposób zadbać o bezpieczeństwo swoich akt, bez konieczności ponoszenia wysokich wydatków i stresu. Jak łatwo się domyślić, takie cele chcą realizować różne firmy – zarówno te mniejsze, jak i te większe. O przechowywanie akt zadbamy m.in. z firmą Destroy.
Co jeszcze gwarantuje bezpieczne przechowywanie dokumentów z danymi osobowymi?
Usługodawcy wiedzą, jak istotne jest zapewnienie klientów bezpośredniego dostępu do ich akt. Taki proces powinien być łatwy, szybki i nie wyróżniać się skomplikowaną biurokracją. M.in. po tym możemy poznać solidne podmioty działające w branży. W poszukiwaniu firmy, oferującej usługi przechowywania dokumentów, dobrze będzie sprawdzić także inne elementy oferty. Nierzadko dostępne rozwiązania są na tyle rozbudowane, że w jednej firmie znajdziemy wsparcie na wielu polach. Bezpieczne przechowywanie dokumentów z danymi osobowymi to tylko jedno z nich. Oprócz tego możemy liczyć m.in. na profesjonalną utylizację oraz archiwizację akt.
