Niszczenie dokumentacji jest ważną częścią działania każdej firmy. Okazuje się, że istnieje szereg przepisów, które mówią o dokumentach niearchiwalnych. Warto wiedzieć, jak przebiega niszczenie akt i w jaki sposób tego dokonać. Dzięki temu możemy działać zgodnie z przepisami prawnymi. O czym mówią przepisy? Czego dotyczy niszczenie dokumentów niearchiwalnych? Gdzie znajdziemy usługi tego typu?
Czym jest dokumentacja niearchiwalna?
Pamiętajmy o tym, że dokumentacja niearchiwalna powstaje w wielu jednostkach organizacyjnych. Ma ona jedynie praktyczną i czasową wartość dla osób, które z niej korzystają. Faktem jest, że materiały te są przechowywane przez określony okres czasu, a po jego upływie przystępujemy do brakowania lub niszczenia. Wszelkie akta tego typu podlegają ochronie prawnej. Nie mogą być niszczone i uszkadzane przez upływem obowiązującego czasu przechowywania, zgodnie z przepisami prawnymi i praktyką archiwalną.
Dokumenty są oznaczane symbolami BE, VC i B. Stanowią odrębną niż materiały archiwalne grupę dokumentacji. Niszczenie dokumentacji warto powierzyć specjalistom, którzy korzystają z nowoczesnych rozwiązań. Dzięki temu zyskamy pewność profesjonalnej pomocy i sprawnego zniszczenia niearchiwalnej dokumentacji.
Niszczenie dokumentacji
Rhenus oferuje profesjonalne niszczenie dokumentacji, które zawsze przebiega zgodnie z prawem. Jeśli korzystamy z takich usług, możemy być pełni zachowania profesjonalizmu. Klienci skorzystają z powodzeniem z nowoczesnych pojazdów i bezpiecznego transportu dokumentów. Tajność informacji jest zachowana także później, a zadania są wykonywane według normy ISO 21964. Po wykonaniu usługi, odbiorca otrzymuje fakturę i certyfikat, stanowiące potwierdzenie utylizacji akt. Nie ma mowy o niejasnych warunkach współpracy.
Przedsiębiorstwa, które korzystają z usług niszczenia dokumentów, doceniają fakt, że eksperci działają kompleksowo. Pomagają także przygotować dokumenty do przewozu. Materiały są doskonale chronione od momentu przekazania ich specjalistom, aż do utylizacji. Jak widać, niszczenie akt może przebiegać sprawnie i bezpiecznie.
Niszczenie akt niearchiwalnych
Niszczenie dokumentów niearchiwalnych polega na wydzieleniu i przekazaniu do zniszczenia tych dokumentów, których okres przechowywania upłynął lub organizacja wskazała, że dokumenty utracił dla nich znaczenie. Faktem jest, że brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się w jednostkach państwowych na wniosek kierownika jednostki. Obowiązek uzyskania zgody na zniszczenie dotyczy:
- prywatnych podmiotów, które przechowują dokumentację od państwowych jednostek,
- jednostek samorządowych i państwowych jednostek organizacyjnych.
W takim wypadku niszczenie akt niearchiwalnych warto powierzyć specjalistycznej firmie. Eksperci korzystają z niezawodnych urządzeń, które zniszczą każdy rodzaj dokumentacji – od papierowej, po znajdującą się na nośniku cyfrowym. Plusem jest zachowanie wygody i pewność postępowania zgodnie z zasadami prawnymi. Samodzielnie nie zawsze jesteśmy w stanie zniszczyć dokumentów tak, aby nie można było ich ponownie odtworzyć.
