Prowadzenie dokumentacji jest czymś, co na początku może przerazić młodego przedsiębiorcę. Czasami ilość papierów, które znajdują się w archiwum firmy jest tak przytłaczająca, że ciężko cokolwiek znaleźć. Nieporządek w papierach firmowych jest jednak czymś, z czym należy się zmagać. Organizacja tego segmentu firmy jest bardzo ważna, a już w szczególności, gdy zatrudniamy wiele osób i współpracujemy z różnymi podmiotami. Istnieją jednak ciekawe rozwiązania, które pomagają poradzić sobie z problemem zalegającej dokumentacji firmowej.
Archiwizacja dokumentacji – Dlaczego warto z tego skorzystać?
Archiwizacja dokumentacji przy pomocy firmy zewnętrznej to usługa, do której przekonuje się coraz więcej osób. Jest to rozwiązanie bardzo wygodne dla przedsiębiorcy i niesie za sobą szereg zalet. Wyróżnić tutaj można:
- łatwy dostęp do dokumentacji firmowej o każdej porze
- archiwizacja dokumentacji pozwala na zaoszczędzenie miejsca w siedzibie firmy
- firma archiwizująca dokumenty zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa
Archiwizacja dokumentacji firmowej zyskuje w ostatnich latach coraz więcej zwolenników, dlatego warto zaznajomić się z kwestiami bezpieczeństwa.
Archiwizacja dokumentów – Jak wygląda bezpieczeństwo akt poza Twoją firmą?
Firmy oferujące usługi archiwizacyjne posiadają najwyższej jakości systemy ochrony. Mowa tutaj o wszelkiego rodzaju alarmach czy też monitoringu. Dodatkowo akta znajdują się pod czujnym okiem personelu 24 godziny na dobę. Dokumentacja przewożona jest do archiwum w specjalnych konwojach. Każdy z pracowników konwoju jest umundurowany i wyszkolony. Samochody posiadają również nadajniki GPS, które dodatkowo polepszają poziom bezpieczeństwa i poufności.
Archiwizacja dokumentacji firmowej, a dostęp do utylizacji
Odpowiednia organizacja akt firmowych to nie tylko oddanie ich do archiwum. Warto również pamiętać o utylizacji nieważnych i przedawnionych dokumentów. Stało się to szczególnie ważne 25 maja 2018, kiedy w życie weszło Rozporządzenie o Ochronie Danych osobowych. Według jego założeń wiele dokumentów, a szczególnie tych zawierających dane osobowe ma określony czas archiwizowania. Zewnętrzne archiwa najczęściej posiadają specjalistyczny sprzęt w postaci niszczarek przemysłowych, które pomagają w zachowaniu porządku w aktach.
Dlaczego nie warto utylizować akt na własną rękę?
Biurowe niszczarki nie dają 100% pewności, że dokument nie zostanie otworzony. Taką pewność daje jedynie specjalistyczny sprzęt. Korzystając z usług utylizacyjnych i archiwistycznych można mieć pewność, że dokumenty traktowane są bezpiecznie, z poufnością i wedle wszystkich wymaganych norm RODO.
