Archiwizacja danych i dokumentów to zagadnienie, które jak bumerang wraca do każdego przedsiębiorcy. Tworzona przez lata dokumentacja, zawiera niekiedy dane osobowe lub wrażliwe klientów i kontrahentów. Samo ułożenie dokumentów w określonym porządku to za mało. Archiwizacja akt musi spełniać wymogi polskiego prawa.
Archiwizacja dokumentów a prawo
Aktem prawnym, który stanowi podstawę zasad archiwistyki, stanowi Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Oczywiście prowadzona przez przedsiębiorę archiwizacja dokumentów musi odpowiadać jeszcze innym wymogom, mianowicie:
- Ustawie z 29.08.1997 o ochronie danych osobowych
- Ustawie z 29.09.1994 o rachunkowości
- Ustawie z 22.01.1999 o ochronie informacji niejawnych
Kto jest zobowiązany do archiwizacji?
Ponieważ każda firma generuje dokumenty kadrowe lub płacowe, archiwizowanie danych to temat ważny dla wszystkich przedsiębiorców. Niektórzy decydują się na samodzielnie archiwizowanie dokumentów, ale nie zawsze takie rozwiązanie jest praktyczne. Sama znajomość przepisów prawa to zdecydowanie za mało. Jeśli archiwizacja akt ma być należycie prowadzona, ważna jest także umiejętność interpretacji różnych zapisów ustawy.
Profesjonalna archiwizacja z firmą zewnętrzną
Firmy, które są zobowiązane do przechowywania dużych ilości dokumentów lub posiadają akta niejawne, często decydują się na współpracę z firmą zewnętrzną. Profesjonalna archiwizacja danych może obejmować założenie i prowadzenie archiwum praktycznie od zera. Eksperci znający prawo archiwalne są w stanie wykonać usługi tego typu na najwyższym poziomie. Dzięki współpracy z profesjonalistami, archiwizowanie dokumentów odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów ochrony danych. Bezpieczeństwo przedsiębiorcy oraz jego kontrahentów jest tu wartością nadrzędną.
Archiwizacja dokumentów zlecona firmie zewnętrznej pozwala przedsiębiorcy skupić się na tym, co naprawdę istotne – rozwoju działalności. Profesjonalna archiwizacja dokumentów to usługa, która zdobywa coraz większą popularność. Korzystają z niej nie tylko duże koncerny, ale również małe i średnie firmy.
