RODO w znaczny sposób zmieniło postrzeganie ochrony danych osobowych. Te zmiany można dostrzec zarówno u zwykłych osób (są bardziej ostrożne i czujne), jak też u przedsiębiorców. Dziś skupiamy się na tej drugiej grupie i sprawdzamy, jak RODO wpłynęło na ich sposób postępowania.
Przechowywanie dokumentów a RODO
W europejskim rozporządzeniu zawarto definicję przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z nią za takie przetwarzanie można uznać szereg różnorodnych czynności, w których wykorzystuje się informacje o klientach i kontrahentach, w tym archiwizację, utylizację i przechowywanie. Jeśli chodzi o tę ostatnią kwestię, to dużą zmianę w związku z przechowywaniem dokumentów w firmie można zauważyć chociażby w tym, jak swoją ofertę konstruują sklepy z wyposażeniem biurowym. Przy poszczególnych produktach często można bowiem spotkać się z informacją, że mebel jest zgodny Z RODO. W rzeczywistości jednak rozporządzenie nie mówi o tym, w jaką konstrukcję należy się wyposażyć, żeby zadbać o bezpieczne przechowywanie dokumentów. Przedsiębiorca może sam podjąć tę decyzję. Zanim to jednak zrobi, musi przeprowadzić gruntowną analizę ryzyka.
Przechowanie dokumentów w archiwum zewnętrznym
Nierzadko po przeanalizowaniu czynników ryzyka panujących w danym biurze może okazać się, że przestrzeń nie jest do końca bezpieczna. Czasem problemem jest:
1. brak środków na nowoczesne zabezpieczenia, pozwalające na bezpieczne przechowywanie dokumentów i akt;
2. niechęć do podejmowania inwestycji w postaci instalacji kosztownych blokad fizycznych i logicznych;
3. brak miejsca w firmie.
Część przedsiębiorstw woli nie ryzykować i zlecić to zadanie wykwalifikowanym podmiotom. Tacy usługodawcy jak Proarchiv dbają o to, żeby przechowywanie dokumentów księgowych, firmowych oraz dokumentacji pracowniczej odbywało się w profesjonalnych warunkach. Takie obiekty, pełniące funkcję zewnętrznych archiwów, są więc wyposażone w nowoczesne zabezpieczenia, a w pomieszczeniach panuje wilgotność i temperatura, które są dopasowane do danego nośnika danych.
Źródło: https://proarchiv.pl/
